Aquí hay información extraoficial sobre el asunto.
https://www.genealogiahispana.com/apell ... apellidos/
Básicamente, el uso actual más habitual de la copulativa y para separar los apellidos es para evitar la cacofonía cuando hay presente una preposición "de" o para separar apellidos cuando estos son dobles o compuestos siguiendo una especies de normas gramaticales.
Ejemplos:
"De" en el nombre de pila:
Lope de Vega y Carpio en vez de Lope de Vega de Carpio, o Miguel de Cervantes y Saavedra en vez de Miguel de Cervantes de Saavedra.
"De" en los los apellidos":
Don Felipe de Borbón y Grecia en vez de Felipe de Borbón de Grecia
"De" para no confundir un apellido con un nombre:
Ramón de Alfonso y la Higuera en vez de Ramón de Alfonso de la Higuera.
Apellidos compuestos:
Manuel Pérez del Corral y García
Manuel López-Gatell y García
Los apellidos que son nombres de lugares o puntos de referencia geográficos (e.j. de la Higuera, del Bosque, del Peral) suelen llevar "de".
La copulativa "y" puede formar parte o no oficialmente de los apellidos de la persona en el Registro Civil, también por cualquier motivo. Para asegurarse de si es un caso o el otro hay que pedir un certificado de nacimiento en extracto al Registro Civil. El funcionario interpretará los asientos en los libros en del Registro Civil y el resultado de dicho interpretación en el certificado en extracto.
Hay que destacar el artículo 194 del Reglamento del Registro Civil en vigor desde el 1 de enero de 1959 y el 26 de febrero del 2000:
Apellido paterno es el primero del padre; materno, el primero de los personales de la madre aunque sea extranjera.
En el Registro, uno y otro, se expresarán intercalando la copulativa «y».
Hasta el 26 de febrero del 2000 en todas las inscripciones del Registro Civil se separaban con el copulativo "y" para separar los apellidos entre sí, por si alguno de los apellidos era compuesto, tanto si formaba parte oficialmente de los apellidos el copulativo "y" como si no. Probablemente, en el libro del Registro Civil, haya alguna anotación al respecto si el copulativo "y" sí forma parte de los apellidos. Por eso lo mejor para estar seguro es que si tus apellidos podrían llevar el copulativo "y" según las normas gramaticales, pidas un certificado de nacimiento en extracto al Registro Civil.
Yo en documentos extranjeros o con destino al extranjero, si piden nombre completo concatenaria el nombre propio con el primer apellido y el segundo apellido (o los apellidos) tal y como aparecen en el DNI (o el pasaporte) sin copulativo "y", ignorando las normas gramaticales para evitar problemas.
Si piden apellido, concatenaria el nombre propio con el primer apellido y el segundo apellido directamente sin copulativo "y" tal y como aparecen en el DNI, o tal cuál como aparezcan en el pasaporte.
Si el pasaporte o el DNI no coinciden con el certificado de nacimiento en extracto, puedes solicitar que modifiquen la inscripción del nacimiento en el Registro Civil para adecuarlo a lo que pone en el pasaporte o al DNI (puesto que los cambios son mas sencillos de justificar con una certificacion del Registro Civil), o bien los renovaría por cambio de datos personales (más dificil demostar el cambio a terceros).
Puedes acompañar el certificado de nacimiento en extracto al certificado literal de nacimiento para aclarar cualquier duda que tuviera el funcionario al renovar los documentos.
En otros documentos, solo si estás seguro que no van ir al extranjero, usaría las normas (son normas gramaticales no leyes) para evitar cacofonías y confusiones sólo cuanto escribas el nombre completo junto a los apellidos. Si piden separar nombre y apellidos yo los escribiría como lo haría yo si el documento fuera a ir al extranjero.
En cuanto a perjuicio legal, siempre que coincidan exactamente los apellidos en los documentos con el pasaporte o el DNI y con el certificado de nacimiento en extracto, y si hay cambios en éstos poder demostrarlo con el certificado de nacimiento literal, no hay ningún problema.
No trabajo en ningún Registro Civil y nada de lo aquí escrito constituye asesoramiento legal de ningún tipo, ni me hago responsable la exactitud de lo aquí dicho ni de las consecuencias de actuar según lo aquí dicho.