Digitalizar Registro Civil

[Adepogol]

Buenas tardes, estoy en un colectivo que investiga sobre la industria del siglo XIX y hasta mediados del XX. La investigación conlleva también una investigación de las familias de industriales que son bastantes, por tanto es una investigación bastante amplia y en varios pueblos. Lo más cómodo es fotografiar el Registro Civil, indexarlo y estudiarlo tranquilamente en casa. En uno de los Ayuntamiento no hemos tenido ningún problema pero hay otro que nos ha puesto pegas por mucho menos. ¿Se pueden apoyar en algo sólido para negarnos está posibilidad de acceder y fotografiar los libros de 1870 y pongamos hasta 1920?
Gracias, un saludo

[FLORES]

El examen directo por particulares de libros o datos del Registro Civil es algo especial por lo que cebe obtener previamente la oportuna autorización del Sr. Juez Encargado del Registro Civil correspondiente.
Tras el examen podrá tomar notas u obtener certificados, pero creo que no le van a autorizar a hacer fotos o escanear libros debido al derecho a la intimidad de las personas inscritas y a que no todos los datos son públicos para cualquiera.
Adjunto dos consultas relizadas a la D.G.R.N., que puede aclararle la situación:

Consulta de 6 de febrero de 2005, sobre acceso a libros del Registro Civil. Prohibición de dar publicidad de la causa de la muerte aunque figure en la inscripción de defunción.

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En contestación a su escrito de 6 de diciembre de 2004, solicitando autorización para consultar los Libros de defunciones de los Registros civiles de las provincias de Jaén, Córdoba, Granada Albacete y Ciudad Real, con las limitaciones legales de haber transcurridos más de 25 años desde la muerte de la persona afectada, le indicamos lo siguiente:

En consonancia con las resoluciones de esta Dirección General de 28 de marzo de 2003 y de 1 (1.ª) de junio de 2004, se desestima su petición, ya que, como se indicó en la última resolución señalada, la finalidad institucional del Registro Civil, circunscrito a la publicidad del estado civil de las personas, el derecho fundamental a la intimidad personal y familiar y las restricciones establecidas en nuestra legislación del Registro Civil respecto de la publicidad de sus asientos orientadas a preservar la finalidad y derecho antes expresados, así como la excepcionalidad con que está contemplada en dicha legislación el acceso directo o manifestación de los libros registrales a los particulares, a diferencia del régimen establecido respecto de los funcionarios y autoridades públicas cuando tal acceso venga exigido por los asuntos de su respectiva función (cfr. arts. 18 y 19 RRC), obligan a denegar ciertas peticiones de información registral cuando se realizan con relación a una multiplicidad de asientos registrales, respecto de una pluralidad de personas o respecto de un largo periodo de tiempo.

La concreción que realiza, de restringir la consulta a los libros de la Sección de defunciones del Registro Civil no allanan los obstáculos legales antes advertidos, toda vez que uno de los datos que deben quedar preservados de la publicidad general e indiscriminada por afectar al derecho a la intimidad de las personas es precisamente el de la causa del fallecimiento, al punto de que la Orden de 6 de junio de 1994 dispuso la supresión de tal dato de las inscripciones de defunción que se practicasen en lo sucesivo, estableciéndose respecto de las anteriores que «antes de expedir una certificación cualquiera de la inscripción de defunción el Encargado tachará de oficio, de modo que en lo sucesivo el dato sea ilegible, la causa de la muerte que figure en el asiento» (cfr. Disposición Transitoria), lo cual resultaría de imposible cumplimiento si se resolviese favorablemente la petición formulada por el interesado de acceso directo a todos los libros de la Sección de defunciones de un Registro Civil abiertos y archivados en el periodo de tiempo a que se extiende la solicitud (1936-1950). Finalmente, se ha de recordar que los legajos y libros Diarios y las fichas de defunciones obrantes en los Registros civiles deben ser inutilizados al alcanzar una antigüedad de cincuenta años, por lo que ninguna publicidad formal de los mismos puede ser proporcionada (cfr. art. 104 RRC).

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Consulta de 10 de noviembre de 2005, sobre acceso y consulta de libros del Registro Civil para investigación histórica

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Respecto a su escrito por el que plantea la posibilidad de consultar los libros de registros Civiles con el fin de elaborar un estudio de los hechos acaecidos durante la guerra civil española, esta Dirección General informa lo siguiente:

I. Vistos los artículos 18, 20 y 105 de la Constitución; 8 del Convenio de Roma de 4 de Noviembre de 1950 sobre protección de los derechos humanos y de las libertades fundamentales; la Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, sobre protección del derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen; la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, sobre regulación del tratamiento automatizado de los datos de carácter personal; los artículos 6 y 51 de la Ley del Registro civil; 17, 18, 21, 22, 25 y 35 del Reglamento del Registro civil; la Instrucción de 9 de enero de 1987, y las Resoluciones de 15 de Junio de 1972, 25 de octubre de 1985, 12 de febrero y 25 de mayo de 1988, 23 de mayo de 1991, 5-4.ª de marzo de 1994, 20 de mayo de 1995, 5 de febrero de 1996.

II. No puede negarse que a los efectos de un estudio histórico sobre determinados hechos, muchos de ellos trágicos, acaecidos durante la guerra civil española un investigador puede tener interés en obtener datos sobre los nacimientos, matrimonios y, especialmente, defunciones que afectaron los españoles durante el periodo de tiempo a que se extendieron tales hechos.
Este Centro Directivo no es ajeno al reconocimiento de tal interés. Ahora bien, la cuestión que se suscita es si tal interés le legítima para consultar por sí directamente los libros del Registro o si la información que se quiere obtener puede serle proporcionada por otros medios. A estos efectos debe tenerse presente que, por su propia naturaleza, muchos de los datos contenidos en el Registro Civil afectan a la intimidad personal y familiar de los directamente interesados, de modo que su publicidad está especialmente restringida (cfr. arts. 6 y 51 de la Ley del Registro Civil y 17, 18, 21 y 22 del Reglamento del Registro Civil), como consecuencia de que el derecho constitucional a la intimidad (art. 18 de la Constitución española) funciona como un límite al derecho de acceso a los Registros (cfr. art. 105 de la Constitución, y Recomendación núm. 4 relativa a la publicidad de los Registros civiles de la Comisión Internacional del Estado Civil, hecha en Roma el 5 de septiembre de 1984).

III. Aunque el derecho a investigar científicamente determinados periodos históricos de nuestro país, incluyendo las investigaciones relacionadas con la recuperación de la memoria histórica de la guerra civil española, no deba ser coartado, el mismo no alcanza a permitir que personas ajenas al Registro lleguen a conocer datos íntimos sobre otras personas, como así ocurriría si se admitiera que aquéllas pudieran examinar por sí mismas los libros de nacimientos. En efecto, por más que tales datos íntimos no vayan a ser divulgados, el derecho a la intimidad exige que tales datos no sean conocidos más que por las personas directamente afectadas. Aquí sí que los terceros han de invocar y justificar un interés legítimo especial referido a la necesidad de probar un estado civil o el contenido del Registro (cfr. art. 21 «fine» RRC y la Instrucción de 9 de Enero de 1987), pues así lo exige el derecho a la intimidad que prevalece constitucionalmente sobre el derecho de acceso a los Registros. De hecho el conflicto entre estos dos derechos ya fue abordado, en el ámbito de las defunciones, por este Ministerio de Justicia considerando que uno de los datos que deben quedar preservados de la publicidad general e indiscriminada por afectar al derecho a la intimidad de las personas es precisamente el de la causa del fallecimiento, al punto de que la Orden de este Ministerio de 6 de junio de 1994 dispuso la supresión de tal dato de las inscripciones de defunción que se practicasen en lo sucesivo, estableciéndose respecto de las anteriores que «antes de expedir una certificación cualquiera de la inscripción de defunción el Encargado tachará de oficio, de modo que en lo sucesivo el dato sea ilegible, la causa de la muerte que figure en el asiento» (cfr. Disposición Transitoria), lo cual resultaría de imposible cumplimiento si se resolviese favorablemente la petición formulada por el interesado de acceso directo a todos los libros de la Sección de defunciones del Registro Civil abiertos y archivados en el periodo de tiempo a que se extiende la solicitud, correspondiente al periodo histórico de la guerra y posguerra civil.

A lo anterior se ha de añadir que, dado el carácter masivo de la petición, el cumplimiento obligado de lo dispuesto por el artículo 18 del Reglamento del Registro Civil, que impone que el examen y manifestación del los libros se hará «bajo la vigilancia del Encargado», generaría graves dificultades y perturbaciones al servicio ordinario de dicho Registro Civil.

IV. No obstante lo anterior, el derecho de acceso a los asientos del Registro Civil puede verse satisfecho por un procedimiento menos drástico que el de la manifestación generalizada de los libros de nacimientos. Si los datos que interesan a la investigación son abstractos y no identifican individualmente a las personas, estos datos concretados a las fechas de las inscripciones, nacionalidad, edad del nacido o fallecido, causa de la muerte, municipio de residencia de los nacidos o fallecidos, etc podrán ser facilitados a los investigadores por medio de notas simples informativas (cfr. art. 35 RRC). El contenido último de tales notas y la forma de expedirlas y de entregarlas, presupuesta la obligada preservación de los datos de identificación de las personas, la necesaria conservación e integridad de los libros y las limitaciones que imponga la necesidad de asegurar el normal y correcto funcionamiento del servicio registral, vinculado no sólo por ésta función de publicidad formal, sino también por todas las restantes que le atribuye la Ley, son cuestiones que habrán de concretarse por los Encargados del Registro Civil correspondientes en función de los medios que disponga o se habiliten a tal fin, ya que no es competente este Centro Directivo para resolver las cuestiones económicas que pudiera conllevar la solicitud, si es que requiriese, según su volumen, dotación de mayores medios, personales o materiales, por insuficiencia de los ordinariamente adscritos al Registro Civil que haya de dar respuesta a tales consultas.

Por lo demás, todo lo anterior se ha de entender sin perjuicio del régimen jurídico que rige para las investigaciones científicas o históricas que los organismos y autoridades públicas puedan emprender en el marco de acciones o iniciativas oficiales (cfr. art. 19 RRC) y, en su caso, del posible desarrollo de lo previsto en el artículo 2.b) del Real Decreto 1891/2004, de 10 de septiembre, por el que se crea la Comisión Interministerial para el estudio de la situación de las víctimas de la guerra civil y del franquismo.

[Adepogol]

Hola Flores, gracias por tu respuesta, es muy interesante el escrito, me lo guardo.
Que a mi me conste la supresión de la causa de fallecimiento es algo que funcionó durante escaso tiempo y fue derogado ese punto de la Orden de 1994 aunque si he podido ver que el Registro Civil de Zaragoza lo sigue practicando; en realidad para mi la causa de fallecimiento no tiene ninguna relevancia. Aun así, 25 años, correcto, es lo que tengo entendido. Al igual que tengo entendido que salvo esa excepción no hay protección de datos, desaparece con el fallecimiento de la persona (Ley orgánica 15/1999)
Así que ciertamente, no creo que me puedan denegar el acceso para estudiar los libros (aunque lo harán) pero siempre pueden apoyarse en lo que dice el escrito, falta de personal para que esté contigo mientras consultas los libros y más en pueblos pequeños. No hablemos ya de los datos concretos de las inscripciones aunque sean del siglo XIX y más en mi caso que el encargado del Registro Civil es un ser oscuro que no me va a facilitar nada .
En resumen, se pueden apoyar o inventar 1000 razones para no darte acceso y por la vía burocrata tengo las de perder por muchos escritos que haga y presente.